PRESENTACIÓN

  La Oficina de Control y Evaluación de la Gestión Universitaria OCEGU, en cumplimiento de las funciones otorgadas por la Ley 87 de 1993, como uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, presenta el resultado de su gestión de la vigencia 2008, la cual es el producto de la labor   de los servidores adscritos a ésta área.

Es así como, en concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional 2007-2010 y con lo previsto en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SIGMA, dirigió sus esfuerzos a dar cumplimiento al Plan de Acción 2008 y al   Programa Anual de Auditoria aprobado por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno de la UPTC, lo cual llevó durante la vigencia al cumplimiento de sus roles como son:

1. Acompañamiento y Asesoría
2. Evaluación y Seguimiento
3. Fomento de la Cultura del Autocontrol
4. Relación don Entes Externos.

En cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento se verificó trimestralmente del nivel de avance, desarrollo e implementación del Modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

Se dio cumplimiento a las exigencias de Ley y a las solicitudes formales realizadas por los entes externos,   mediante la rendición de los informes pertinentes y   se brindaron herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del Autocontrol y auto evaluación como un hábito de mejoramiento organizacional y personal; velando por la continuidad y mejoramiento de los procesos administrativos asesorando a la Dirección y a las áreas mediante la sugerencia de mejores prácticas administrativas para el logro de los objetivos institucionales.

Igualmente, fue el enlace durante la visita de auditoria adelantada por la Contraloría General de la República, la cual se realizó entre los meses de agosto a diciembre de 2008, en la que se   observó el compromiso institucional con el mejoramiento continuo.

OFICINA DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

INFORME DE GESTIÓN

ENERO A DICIEMBRE

La Oficina de Control y Evaluación de la Gestión Universitaria, en concordancia con su rol de Acompañamiento y Asesoría ha mantenido relación directa con las diferentes unidades académico-administrativas y comunicación con la Alta Dirección, que se refleja en un trabajo que ha permitido identificar las necesidades y facilitado el planteamiento de las soluciones a las mismas.

Es así como, en cumplimiento del Plan de Acción 2008, se llevaron a cabo 15 actividades como se puede evidenciar en el formato anexo P-PI-P02-F02,   entre las que destacamos las siguientes:

1 . Acompañamiento y Asesoría a las diferentes áreas misionales y de apoyo de la Institución

La OCEGU dando cumplimiento a su rol de acompañamiento y asesoría adelantó socializaciones y emitió sugerencias y recomendaciones así:

- Socialización sobre   el Modelo Estándar de Control Interno MECI   a funcionarios de la Sede Central de Tunja y de las Sedes Seccionales de Duitama, Sogamoso y Chiquinquirá.

- Recomendaciones derivadas de la verificación permanente en SICE   del registro de las contrataciones.

- Asesoría al 100% de las unidades académico administrativas que tuvieron hallazgos en la Auditoria con Enfoque Integral de la Contraloría General de la República para la consolidación del Plan de Mejoramiento suscrito en el mes de noviembre de 2007.

- Monitoreo a los contratos de alimentación suscritos por la Universidad

- Verificación de actuaciones del Comité Docente y de Asignación de puntaje, reportando alarmas, observaciones y recomendaciones.

- Verificación de los reportes al Sistema Único de Información de Personal a cargo del Grupo de Talento Humano

- Monitoreo a la atención brindada a las Quejas, Reclamos y Sugerencias del que se presentó informe a Rectoría con las observaciones y recomendaciones a que hubo lugar.

- Jornada de socialización a los líderes de los procesos académico administrativos y Decanos de las diferentes Facultades, de la necesidad de establecer puntos de control en los procedimientos y se presentó la experiencia de la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la Universidad Militar Nueva Granada con la participación de los doctores Martha Lucía Hurtado Bedoya y Álvaro Alfonso Pérez Tirado,   Jefe de la Oficina de Control Interno y de la Oficina de Planeación de dicha institución.

- Se dio cumplimiento a la acción correctiva definida dentro del Plan de Mejoramiento suscrito con ICONTEC, consistente en modificar el procedimiento de Auditoría Interna y socializarlo a todos los líderes de proceso.

- Se ajustaron los procedimientos del Proceso de Evaluación Independiente a lo establecido por el Sistema de Gestión Académico Administrativo SIGMA (Modelo Estándar de Control Interno MECI, Sistema de Gestión NTCGP:1000 y SISTEDA), como son procedimiento de Acompañamiento y Asesoría, Auditoría Interna y Rendición de Informes y la inclusión de los procedimientos de medición, análisis y mejora como acciones correctivas y preventivas, control de servicio no conformes y quejas, reclamos y sugerencias.

- Se verificó cumplimiento de las resoluciones 1391 y 2878 de 2007, oficiando a las diferentes unidades académico administrativas sobre la importancia de la implementación de Taller de Evaluación de la Gestión y se realizó seguimiento a través de las actas remitidas a esta dependencia, lo que permitió la recopilación de información y la formulación de recomendaciones que conllevaron a fortalecer el Sistema de Control Interno.

- Se prestó asesoría a los comités convocados así:

Comité Directivo                                          8                                                                  

Junta de Licitaciones y Contratos              48

Comité Coordinador del SCI                      11

Comité Paritario de Salud                           5                                

Comité de Conciliaciones                            4

Comité Obrero Patronal                               4

Comité de Bajas                                           2

Comité de Acreditación                              4

2. Evaluación y Seguimiento (Auditorias)

En cumplimiento al Programa Anual de Auditoria, aprobado por el Comité Coordinador de Control Interno,   se realizaron las siguientes auditorías:

► Auditoria Instituto Técnico Rafael Reyes

► Auditoria Unidad de Extensión y Consultoría y sede Bogotá

► Auditoria Grupo de Imprenta y publicaciones

►Auditoria a   programas de postgrado sede central

► Auditoria documental a la totalidad de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión Académico Administrativo SIGMA.

Dentro del proceso de Evaluación y Seguimiento se llevó a cabo además, el monitoreo a los Planes de Mejoramiento suscritos con la OCEGU de la vigencia anterior, observándose cumplimiento del 100% de 6 Planes de Mejoramiento que tenían acciones pendientes.

Se presentaron dificultades en el cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscritos con la Unidad de Relaciones Externas y Convenios, pendiente por cumplir desde la anterior vigencia, en lo que tiene que ver con el seguimiento efectivo a los diferentes convenios que suscribe la Universidad.

En cuanto a los hallazgos pendientes de la vigencia 2006 y 2007, encontrados en auditoría adelantada a Vicerrectoría Académica, estos persistieron como evidentemente fue corroborado por la Contraloría General de la Nación.

Es importante resaltar el seguimiento realizado trimestralmente al avance en el diseño, desarrollo e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 con los resultados a continuación relacionados: