La Vicerrectoría Administrativa y Financiera es el soporte fundamental de las áreas misionales de la Universidad. En ella confluyen las dependencias de Talento Humano, departamento de Contratación, departamento de Tesorería, departamento de presupuesto, departamento de contabilidad y departamento de supervisión y control. Ésta última se constituye una de las áreas de mayor responsabilidad en la institución, debido a los escasos recursos que caracterizan a las universidades públicas del país.
Gestión Financiera como proceso de apoyo en el adecuado manejo de recursos que garanticen la realización de las actividades misionales del alma mater. Bajo su responsabilidad se lleva a cabo el proceso de contratación y se mantiene la coordinación, selección y evaluación de los proveedores de la UPTC. Éste proceso es uno de los más importantes en la administración de los recursos institucionales. En este sentido, se apoyan diferentes procesos como: compras, pago a proveedores, recursos humanos, administración de proveedores, contratación, comunicaciones, registro académico, archivo, entre otros procesos del sistema de calidad.
OBJETIVO Asegurar los recursos Financieros para el debido Funcionamiento de las actividades de la Universidad y el mejoramiento continuo del Sistema.
Inicia con la incorporación del presupuesto anual de ingresos y gastos al software financiero, su ejecución anual con las modificaciones a que haya lugar, y culmina con La generación de los estados contables, el análisis de los datos que arrojan estos y las acciones de mejora. Aplica a todos Los Procesos De La Universidad.
| Actividades |
Planear
- Con el lineamiento 6. Modernización de la gestión administrativa y financiera del plan de desarrollo institucional, planear el fortalecimiento de mecanismos orientados a la eficiencia administrativa.
- Identificar el tipo de solicitud y el procedimiento a seguir y tomar decisiones frente a las solicitudes para resolverlas y ser tramitadas por el proceso competente.
Hacer
- Realizar un CDP para que la dependencia interesada realice el contrato y finalmente el registro en el sistema siafi-grp.
- Hacer el registro de los ingresos en el sistema administrativo - SIAFI; teniendo en cuenta su centro de costos, categoría, unidad presupuestal y concepto.
- Elaborar la orden de pago aplicando descuentos recargos y afectación contable teniendo en cuenta la normatividad vigente tanto nacional y municipal.
- Recibir todas las órdenes de pago y de reconocimiento y realizar el egreso (cheque o trasferencia electrónica).
- Trasladar todas las actividades anteriores términos contables en el sistema siafi_grp, siguiendo el procedimiento generación de estados contables, el régimen de contabilidad pública y la normatividad tributaria.
- Adoptar e implementar, según su competencia, las actividades de su proceso en coherencia con las disposiciones para la aplicación de los requisitos de las normas ISO 9001, NTC gp1000, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 20000 y NTC ISO/IEC 17025, de acuerdo a las directrices dadas por el direccionamiento del SIG de la universidad.
