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Roles, Cargos, Autoridad y Responsabilidades

A continuacin se describen los diferentes roles del sistema integrado de gestin, cargos con su nivel de responsabilidad, autoridad y dinmica de rendicin de cuentas 

Consejo Superior

Cargo

? El Ministro de Educacin Nacional o su delegado, quien lo presidir.

? Un miembro designado por el Presidente de la Repblica.

? El Gobernador del departamento de Boyac

? Un Representante de las Directivas Acadmicas

? Un Representante de los Docentes.

? Un Representante de los Egresados de la Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia.

? Un Representante de los Estudiantes.

? Un Representante del Sector Productivo.

? Un Representante de los Ex rectores de la Universidad.

? El Rector de la Universidad, con voz, pero sin voto.

 

Autoridad y responsabilidad

 
Establecidas segn acuerdo 066 de 2005. 

Ver normatividad 

Representante Legal

Cargo

Rector
 

Autoridad

Establecer las directrices para la implementacin, mantenimiento, revisin y perfeccionamiento del Sistema Integrado de Gestin SIG.

 

Responsabilidad

? Asegurar la implementacin, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestin -SIG- en la UPTC.

? Direccionar el Sistema Integrado de Gestin -SIG

Asegurar que la responsabilidad y la autoridad estn definidas y comunicadas dentro de la Universidad.

? Asegurar los recursos para el Sistema Integrado de Gestin -SIG- de la UPTC.

? Efectuar la revisin peridica del SIG teniendo como base la documentacin y los informes de los lderes de los procesos.

Rendicin de cuentas:

? Informar sobre la gestin y desempeo de la Entidad en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en cumplimiento con la legislacin y las normas aplicables.  

Comit Coordinador de Control Interno

Cargo

? Rector (preside)

? Vice-Rector Acadmico

? Jefe de la Oficina de Planeacin

? Director Administrativo y Financiero

? Jefe de la oficina de Control Interno (Secretaria Tcnica)

? Delegado del Consejo Superior

 

Autoridad

La establecida en la Ley 87 de 1993 y en el Acuerdo 065 de 2003.
 

Responsabilidad

Las establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el Acuerdo 065 de 2003 y las del Comit de seguridad de la informacin:

? Revisar y aprobar la poltica de seguridad de la informacin y asignar las responsabilidades pertinentes.

? Monitorear los cambios importantes en la exposicin de los recursos de la informacin a las mayores amenazas.

? Revisar y monitorear las anomalas o aspectos que puedan impactar la seguridad de la informacin (No conformidades en el marco del SGSI).

? Aprobar iniciativas en pro de la mejora de la seguridad de la informacin.

? Debe brindar evidencia objetiva de su participacin y compromiso con el establecimiento, implementacin, operacin, seguimiento, revisin, mantenimiento y mejora del SGSI.

? Llevar a cabo las revisiones pertinentes a la gestin de la seguridad de la informacin en la organizacin.

? Brindar las aprobaciones necesarias para la consecucin de los recursos necesarios para el sistema.

? Aprobar la normatividad del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI) teniendo en cuenta las caractersticas de la institucin.

? Aprobar los objetivos para el SGSI.

? Validar el manual del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI) para la Universidad en cuanto a su alcance, objetivos, indicadores y metas, herramientas, funciones y responsabilidades y competencias necesarias.

? Asegurar que se hagan revisiones regulares de la eficacia del SGSI.

? Informar a la Direccin de la Universidad acerca del desempeo del SGSI y de la manera como se estn gestionando los planes asociados a la seguridad de la informacin.

? Aprobar y hacer seguimiento a los criterios para la aceptacin y tratamiento de los riesgos asociados a la informacin.

Representante de la Alta Direccin para SIG

Cargo

Directivo designado por el Rector 
 

Autoridad

? Establecer polticas que contribuyan a implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestin -SIG.

? Avalar la adopcin y modificacin de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin SIG. 

 

Responsabilidad

? Aprobar las modificaciones y nueva versin de los documentos y elementos del Sistema Integrado de Gestin SIG.

? Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para SIG.

? Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios en todos los niveles de la Institucin.

? Informar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema Integrado de Gestin -SIG- y de cualquier necesidad de mejora.

? Sugerir actualizaciones al marco normativo de seguridad de la informacin de la empresa cuando un requerimiento del negocio, contractual o del proceso genere la necesidad.

? Liderar los proyectos y planes de mejoramiento de seguridad de la informacin asociados a la gestin de riesgos sobre la informacin de su proceso.

? Participar en las decisiones de seguridad de la informacin.

? Asegurar el establecimiento, implementacin, operacin, segu imiento y mejoramiento del SGSI en sus procesos.

? Garantizar los recursos humanos para la ejecucin de los planes de auditoras al SGSI.

? Aprobar la identificacin, evaluacin y tratamiento de riesgos sobre los activos de sus procesos.

? Asegurar el seguimiento de la gestin de riesgos asociados a los activos de sus procesos.

? Aprobar la implementacin, comunicar y asegurar la aplicacin de los controles/ medidas administrativas para tratar los riesgos sobre la informacin de sus procesos.

? Hacer seguimiento al manejo de Anomalas del SGSI.

? Aprobar la identificacin, valoracin y clasificacin de la informacin en sus procesos.

? Determinar la informacin que har parte del alcance del SGSI.

? Garantizar la clasificacin y tratamiento de la informacin de acuerdo al esquema definido por la Universidad. 

Consejo Acadmico-Comit de Currculo Consejo de Facultad

Cargo

Vicerrector Acadmico

Decanos de Facultad


Directores de Escuela y Docentes

 

Autoridad

Establecida segn acuerdo 067 de 2005.
 

Responsabilidad

? Establecida segn acuerdo 067de 2005.
? Cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestin SIG.

Coordinador de SIG

Cargo

Profesional Especializado
 

Responsabilidad

Planificar todas las actividades del Sistema Integrado de Gestin SIG.

Elaborar propuestas de Planes de Trabajo y Planes de Capacitacin del Sistema, as como efectuar su seguimiento. 

Coordinar y ejecutar las acciones relacionadas con el diseo, implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema.

Reunir informacin pertinente para presentar el informe de Revisin por la Direccin del Sistema Integrado.

Coordinar la Revisin por la Direccin del Sistema Integrado de Gestin.

Elaborar el acta de revisin por la direccin.

Desarrollar y responder por el Proceso de Direccionamiento de Sistema.

Administrar el sistema de riesgos de la Universidad.

? Coordinar las reuniones del comit de SIG del proceso.

? Asegurarse que se tomen las acciones sin demora injustificada para eliminar las no Conformidades detectadas y sus causas.

? Presentar los informes requeridos por la Alta Direccin de forma trimestral.

? Gestionar y recibir las Auditorias de los entes certificadores.

? Consolidad los planes de mejoramiento del Sistema Integrado de Gestin, producto de auditoria con entes certificadores.

? Realizar acompaamiento y asesora a los diferentes procesos del Sistema.

? Coordinar, revisar y supervisar las actividades de los profesionales a su cargo en materia de gestin de calidad, gestin de seguridad y salud ocupacional y gestin ambiental.

? Las dems establecidas por el Jefe inmediato.

Administrador Documental

Cargo

Servidor Pblico
 

Responsabilidad

? Revisar a travs del sistema Digital que los documentos del SIG cumplan con lo establecido en el Procedimiento para la Elaboracin de Documentos vigente, en cada una de sus nuevas versiones.

? Registrar en la Intranet la aprobacin de los documentos del Sistema.

? Informar a los Lderes de los Procesos sobre la publicacin de los nuevos documentos del Sistema, cuando se han aprobado.

? Dar visto bueno a las publicaciones que se hagan sobre el Sistema.

? Las dems establecidas por su Jefe inmediato.

rea de Calidad

Cargo

Profesional rea de Calidad
 

Responsabilidad

? Realizar rediseos de los procesos del sistema.

? Realizar el seguimiento al sistema de indicadores de SIG

? Realizar las capacitaciones correspondientes a los procesos.

? Monitorear el cumplimiento de las acciones del plan de anticorrupcin y atencin efectiva al ciudadano.

? Apoyar el perfil SUIT, en el tema antitrmites con los diferentes procesos.

? Monitorear los riesgos de los procesos del SIG.

? Generar acciones para el cumplimiento del plan sectorial de desarrollo.

? Asesorar los procesos en temas de NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Desarrollo Administrativo ?SISTEDA.

? Las dems establecidas por su Jefe inmediato.

rea Gestin Ambiental

Cargo

Profesional en al rea Ambiental 
 

Responsabilidad

Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de aspectos e impactos ambientales de la Universidad.

Formular e implementar las medidas de intervencin necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia ambiental.

Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificacin de aspectos e impactos ambientales y resultados de su valoracin; as como tambin, la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

Brindar asesora y acompaamiento a los diferentes procesos ante la identificacin de aspectos e impactos ambientales, reporte e investigacin de incidentes ambientales y otros aspectos tcnicos que se requieran, relacionados a la gestin ambiental.

Disear e implementar controles operacionales ambientales y acciones apropiadas en relacin a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados y comunicarlos segn los procedimientos y requisitos legales establecidos.

Mantener actualizada y disponible la informacin ambiental de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad.

Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y dems partes interesadas en materia ambiental.

Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia y contingencia de la Universidad, relacionados a la preparacin y respuesta ante emergencias ambientales.

? R ealizar la investigacin de las no conformidades en materia ambiental, tomando las acciones necesarias para mitigar los impactos ambientales relacionados y previniendo su ocurrencia.

Socializar con los diferentes procesos los aspectos e impactos significativos y los controles asociados.

Mantener al da la documentacin e indicadores del proceso en materia ambiental.

Las dems establecidas por su Jefe inmediato.

 

Rendicin de cuentas

Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia ambiental y sobre la necesidad de recursos para su implementacin.

rea de seguridad y salud ocupacional

Cargo

Profesional con postgrado en el rea de Salud Ocupacional y licencia vigente.

 

Responsabilidad

  Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos el panorama de riesgos, en seguridad y salud ocupacional de la Universidad.

? Formular e implementar las acciones necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia de seguridad y salud ocupacional.

? Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificacin de peligros y riesgos, as como tambin, la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

? Brindar asesora y acompaamiento a los diferentes procesos en materia de seguridad y salud ocupacional y conforme a los procedimientos establecidos.

? Fomentar prcticas y comportamientos seguros para la prevencin de enfermedades y accidentes laborales, aplicando controles adecuados a su magnitud.

? Mantener actualizada y disponible la informacin en seguridad y salud ocupacional de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad.

? Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y dems partes interesadas en materia de seguridad, salud ocupacional.

? Liderar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia de la Universidad.

? Efectuar y/o participar en la investigacin de accidentes e incidentes en seguridad y salud ocupacional de acuerdo a los procedimientos establecidos.

? Acompaar y asesorar al Comit Paritario de Salud Ocupacional de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

? Socializar con los diferentes procesos, peligros y riesgos significativos en seguridad y salud ocupacional y controles asociados.

? Mantener al da la documentacin e indicadores del proceso en materia de seguridad y salud ocupacional.

? Las dems establecidas por su Jefe inmediato.

 

Rendicin de cuentas

? Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

? Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SI, sobre necesidad de recursos para la implementacin de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementacin y mantenimiento del sistema. 

Lder del SGSI

Cargo

Coordinador Grupo Organizacin y Sistemas.

 

Autoridad

? La delegada por la alta direccin para tomar las decisiones acerca del SGSI.

? Reporta al Comit de Seguridad y a la Alta Direccin 

 

Responsabilidad

?  Validar y proponer al comit el alcance y lmites del SGSI en trminos de las caractersticas del negocio, la organizacin, su ubicacin, sus activos, tecnologa.

Validar y proponer al comit la poltica de SGSI en trminos de las caractersticas del negocio, la organizacin, su ubicacin, sus activos y tecnologa.

Validar y proponer al comit una metodologa para la identificacin, valoracin, clasificacin y tratamiento de los activos de informacin.

Validar y proponer al comit una metodologa de valoracin del riesgo que sea adecuada al SGSI y a los requisitos reglamentarios, legales y de seguridad de la informacin del negocio, identificados.

? Conocer la gestin de identificacin de riesgos realizada por los procesos.

Coordinar la realizacin de la gestin de riesgos que incluye:

o  Anlisis y evaluacin de riesgos.

o  Identificacin y evaluacin de opciones para tratamiento de riesgos.

o  Seleccin de objetivos de control y controles para el tratamiento de riesgos.

Validar y presentar al comit los riesgos residuales propuestos por los procesos.

Validar la implementacin y operacin del SGSI.

Validar y presentar al comit una declaracin de aplicabilidad.

Validar la implementacin del plan de tratamiento de riesgos para lograr los objetivos de control identificados, que incluye considerar la financiacin y la asignacin de funciones y responsabilidades.

? V alidar la implementacin de controles seleccionados para cumplir con los objetivos.

Validar la definicin de la eficacia de los controles o grupos de controles seleccionados por los procesos.

Definir y validar en conjunto con las reas idneas la implementacin de programas de formacin y toma de conciencia relacionados con el SGSI.

Validar el diseo y definicin de los procedimientos y controles para detectar y dar respuesta oportuna a los incidentes de seguridad.

Definir y aplicar los procedimientos de seguimiento y revisin del SGSI.

Definir y aplicar la medicin de la eficacia de los controles para verificar que se han cumplido los requisitos de seguridad.

? Revisar las valoraciones de los riesgos a intervalos planificados, y el nivel de riesgo residual y riesgo aceptable identificado.

? Coordinar la realizacin de auditoras internas al SGSI.

? Coordinar las revisiones regulares de la eficacia del SGSI (que incluyen el cumplimiento de la poltica y objetivos del SGSI, y la revisin de los controles de seguridad) teniendo en cuenta los resultados de las auditorias de seguridad, incidentes, medicin de la eficacia sugerencias y retroalimentacin de todas las partes interesadas.

? Validar y presentar al comit los planes de seguridad desarrollados.

? Facilitar y promover el desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la informacin.

? Validar la documentacin del SGSI.

? Validar que se cumpla el establecimiento y mantenimiento de registros para brindar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operacin eficaz del SGSI.

? Validar y presentar al comit los criterios para aceptacin de riesgos, y los niveles de riesgo aceptables.

? Recomendar al Comit de Seguridad de la Informacin, sobre posibles actualizaciones de polticas, normas y estndares de Seguridad de la Informacin.

? Coordinar la realizacin de anlisis e investigaciones sobre los incidentes de seguridad de la informacin.

? Liderar la realizacin de la gestin de activos de informacin y riegos por parte de los lderes de procesos.

? Velar por una permanente integracin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin con el Sistema de Gestin Integral de la Universidad

Rendicin de cuentas

? Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

? Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SI, sobre necesidad de recursos para la implementacin de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementacin y mantenimiento del sistema. 

Lder del Proceso

Cargo

? Rector

Vice-Rector Acadmico

Director

? Jefe

Coordinador

Asesor

Profesional Especializado y/o Universitario delegado por rectora

 

Autoridad

? Aprobar las propuestas de Modificacin de los documentos del Proceso.

? Liderar el Comit SIG

? Aprobar el establecimiento e implementacin de los objetivos del proceso.

? Autorizar el uso, liberacin o aceptacin de un servicio.

? Definir las acciones de tratamiento para el control del Servicio No Conforme.

? Hacer cumplir las normas e instrucciones de seguridad y control operacional establecidas por SIG en su proceso

Responsabilidad

? Velar por la implementacin del SIG.

? Identificar las No Conformidades presentadas en los procesos de su competencia y hacer el respectivo seguimiento.

? Definir y garantizar el cumplimiento de acciones correctivas y preventivas de los procesos bajo su responsabilidad.

? Divulgar los procedimientos y los cambios en la documentacin de sus procesos a todos los involucrados.

? Revisar los procedimientos y dems documentos propios de sus procesos.

? Asegurar el cumplimiento de los procedimientos del SIG de su dependencia y los transversales en lo que le compete.

? Coordinar las reuniones del comit de SIG en la dependencia.

? Identificar y evaluar el cumplimiento de los procesos a partir de indicadores.

? Asegurarse que se tomen las acciones sin demora injustificada para eliminar las no Conformidades detectadas y sus causas.

? Cumplir con los tiempos establecidos en el SIG.

Presentar los informes requeridos por la Alta Direccin.

? Velar por el mejoramiento continuo del SIG.

? Asegurarse que la informacin que se publica en el sistema digital SIG de intranet, es clara y real dado que por su rol es responsable de las actividades que se realizan en su proceso.

? Fomentar la aplicacin de buenas prcticas en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, promoviendo estilos de vida y hbitos saludables en su proceso.

? Apoyar desde su competencia la formulacin de medidas de control necesarias para la minimizacin de peligros, riesgos, aspectos e impactos ambientales existentes en su proceso.

? Motivar y permitir la asistencia de los funcionarios a cargo, a las sesiones de formacin y capacitacin de SIG.

? Asegurar que todos los accidentes e incidentes relacionados a su proceso sean reportados, para su investigacin oportuna.

? Verificar el cumplimiento de la normatividad de seguridad de la informacin en el proceso.

? Participacin en la identificacin de los proyectos y planes de mejoramiento de seguridad de la informacin asociados a la gestin de riesgo sobre la informacin de su proceso.

? Reportar el desempeo del sistema de seguridad de la informacin y los planes y proyectos asociados a la seguridad de la informacin de su proceso.

? Verificar la identificacin, evaluacin, tratamiento y seguimiento de los riesgos sobre la informacin en su proceso, as mismo su pertinencia.

? Validar la identificacin, implementacin y aplicacin de controles y/o medidas administrativas a implementar.

? Verificar la aplicacin de los procedimientos de manejo de incidentes y anomalas.

? Consolidar y hacer seguimiento de las acciones preventivas o correctivas en el proceso.

? Identificar y valorar la informacin ms importante del proceso en trminos de su confidencialidad, integridad y disponibilidad y atributos de manejo.

Clasificar la informacin del proceso de acuerdo al esquema de clasificacin y a los niveles de tratamiento definidos por la empresa.

Rendicin de cuentas 

Informar sobre la gestin y desempeo de su proceso en materia de SIG al representante de la lata direccin y a los integrantes de su proceso cuando se requiera y conforme a las actividades donde aplique para los diferentes programas.  
    

? Verificar la aplicacin del tratamiento estipulado de acuerdo a la clasificacin de la informacin

Comit SIG de cada Proceso

Cargo

Servidores Pblicos
 

Responsabilidad

Revisar y ajustar los procedimientos propios de sus procesos y asegurar que se mantengan actualizados.

Remitir y sustentar oportunamente los cambios de la documentacin de sus procesos a SIG.

? Comunicar a los interesados el alcance de ejecucin de los planes de accin.

? Efectuar seguimiento y medicin de los procesos y sus resultados y realizar el anlisis de datos.

? Elaborar informes peridicos sobre el desarrollo de las diferentes actividades a partir de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.

? Identificar y proponer los estudios de necesidades en cuanto a recursos fundamentales para el desarrollo de su proceso.

? Evaluar el avance de los resultados de los procesos.

? Elaborar el Plan de Mejoramiento y determinar las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los hallazgos.

? Participar en la definicin de procedimientos.

? Apoyar el levantamiento de informacin de los procedimientos.

? Implementar la documentacin del proceso.

? Elaborar los informes solicitados por el Representante de la Alta Direccin para la Revisin de SIG.

? Definir e implementar las acciones de tratamiento para el control del Servicio No Conforme.

? Presentar propuestas para adopcin y/o modificacin de documentos del SIG.

? Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de la calidad, seguridad y salud ocupacional y el respeto al medio ambiente en toda la Universidad.

Lder del Proceso Gestin Ambiental

Cargo

Profesional (Especializado en al rea Ambiental)
 

Responsabilidad

? Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de aspectos e impactos ambientales de la Universidad.

? Formular e implementar las medidas de intervencin necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia ambiental.

? Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificacin de aspectos e impactos ambientales y resultados de su valoracin; as como tambin, la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

? Brindar asesora y acompaamiento a los diferentes procesos ante la identificacin de aspectos e impactos ambientales, reporte e investigacin de incidentes ambientales y otros aspectos tcnicos que se requieran, relacionados a la gestin ambiental

? Disear e implementar controles operacionales ambientales y acciones apropiadas en relacin a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados y comunicarlos segn los procedimientos y requisitos legales establecidos.

? Mantener actualizada y disponible la informacin ambiental de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad

? Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y dems partes interesadas en materia ambiental.

? Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia y contingencia de la Universidad, relacionados a la preparacin y respuesta ante emergencias ambientales.

? Realizar la investigacin de las no conformidades del sistema de gestin ambiental, tomando las acciones necesarias para mitigar los impactos ambientales relacionados y previniendo su ocurrencia.

? Acompaar y asesorar al Comit de Gestin ambiental de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

? Socializar con los diferentes procesos los aspectos e impactos significativos y los controles asociados.

? Participar en el proceso de seleccin, evaluacin y seguimiento de proveedores y contratistas importantes para la gestin ambiental de la Universidad.

Rendicin de cuentas:

? Informar al Representante de la Direccin, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia ambiental y sobre la necesidad de recursos para su implementacin.

Lder del proceso Seguridad y salud ocupacional

Cargo

Profesional) Especializado con licencia en Salud Ocupacional).
 

Responsabilidad

? Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional de la Universidad.

? Formular e implementar las acciones necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia de seguridad y salud ocupacional.

? Suspender una actividad cuando se identifiquen condiciones o actos inseguros que puedan ocasionar un accidente de trabajo.

? Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificacin de peligros y riesgos, as como tambin, la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

? Brindar asesora y acompaamiento a los diferentes procesos en materia de seguridad y salud ocupacional y conforme a los procedimientos establecidos.

? Fomentar prcticas y comportamientos seguros para la prevencin de enfermedades y accidentes laborales, aplicando controles adecuados a su magnitud.

? Mantener actualizada y disponible la informacin en seguridad y salud ocupacional de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad

? Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y dems partes interesadas en materia de seguridad, salud ocupacional.

? Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia de la Universidad.

? Efectuar y/o participar en la investigacin de accidentes e incidentes en seguridad y salud ocupacional de acuerdo a los procedimientos establecidos.

? Acompaar y asesorar al Comit Paritario de Salud Ocupacional de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

? Socializar con los diferentes procesos, peligros y riesgos significativos en seguridad y salud ocupacional y controles asociados.

? Participar en el proceso de seleccin, evaluacin y seguimiento de proveedores y contratistas importantes para la gestin en seguridad y salud ocupacional

Rendicin de cuentas:

? Informar al Representante de la Direccin, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

? Informar al Representante de la Direccin sobre necesidad de recursos para la implementacin de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementacin y mantenimiento del sistema.  

COPASO

Cargo

Servidores Pblicos
 

Responsabilidad

? Las establecidas en la resolucin 5424 de 2013. 

Rendicin de cuentas:

? Recomendar al Rector actividades y/o acciones formuladas para la solucin de problemas relativos a la salud ocupacional estudiados mediante reuniones de Comit de COPASO para la gestin y conocimiento respectivo.

Comit de Emergencias

Cargo

Las establecidas en la resolucin 3823 de 2013.
 

Responsabilidad

? Las establecidas en la resolucin 3823 de 2013.


Rendicin de cuentas:

? Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SIG, sobre situaciones de riesgo y medidas de prevencin al respecto, as como tambin el resultado de las acciones producto de situaciones de emergencia y el resultado de su evaluacin.

? Mantener informado a los medios de comunicacin sobre la evolucin de las emergencias y desastres.

? Informar avances y requerimientos en los consejos municipales y departamentales sobre temas de emergencias y desastres.

? Revisar y aprobar planes de emergencia, vulnerabilidad y contingencia de la Universidad. 

 

Brigadistas

Cargo

Servidores Pblicos
 

Autoridad

Evacuar instalaciones despus de que se d la orden ante una emergencia.

 

Responsabilidad

? Proteger la integridad de las personas.

? Minimizar daos y prdidas econmicas de la Universidad.

? Ejecutar procedimientos administrativos u operativos necesarios para prevenir o controlar la emergencia.

? Proteger la integridad de las personas.

? Minimizar daos y prdidas econmicas.

? Garantizar la continuidad de la operacin.

? Supervisar las condiciones mnimas necesarias, para que en el evento de una evacuacin, sta tenga xito.

? Coordinar con el SIG los recursos para el buen desarrollo del Plan de emergencia.

? Facilitar el desarrollo de los procedimientos de evacuacin de las instalaciones con responsabilidad, verificando el cumplimiento y reportando los resultados al coordinador general.

 

Rendicin de Cuentas

Informar inmediatamente al Coordinador del Sistema Integrado de Gestin SIG, sobre incumplimientos en materia de seguridad, salud en el trabajo as como de gestin ambiental que puedan afectar la seguridad y cuidado ambiental de funcionarios, equipos o instalaciones de la Universidad.

Comit de Gestin Ambiental y Sanitaria

Cargo

? Rector y/o un delegado quien lo presidir.

Coordinador SIG y/o un delegado.

? Jefe de la Oficina de Planeacin y/o un delegado.

? Director Administrativo y Financiero y/o un delegado.

? Jefe de Control Interno y/o un delegado.

? Un delegado de cada Seccional asignado por el Decano.

? Vicerrector Acadmico y/o un delegado.?

 

Autoridad y responsabilidad

Establecida segn acuerdo 004 de 2014

 

Comit de Seguridad

Cargo

Comit Coordinador de Control Interno
 

Autoridad

Debe estar bajo alguna resolucin.

 

Responsabilidad

? Revisar y aprobar la poltica de seguridad de la informacin y asignar las responsabilidades pertinentes.

Monitorear los cambios importantes en la exposicin de los recursos de la informacin a las mayores amenazas.

? Revisar y monitorear las anomalas o aspectos que puedan impactar la seguridad de la informacin (No conformidades en el marco del SGSI).

? Aprobar iniciativas en pro de la mejora de la seguridad de la informacin.

? Debe brindar evidencia objetiva de su participacin y compromiso con el establecimiento, implementacin, operacin, seguimiento, revisin, mantenimiento y mejora del SGSI.

? Llevar a cabo las revisiones pertinentes a la gestin de la seguridad de la informacin en la organizacin

? Brindar las aprobaciones necesarias para la consecucin de los recursos necesarios para el sistema.

? Aprobar la normatividad del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI) teniendo en cuenta las caractersticas de la institucin.

? Aprobar los objetivos para el SGSI.

? Validar el manual del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI) para la Universidad en cuanto a su alcance, objetivos, indicadores y metas, herramientas, funciones y responsabilidades y competencias necesarias.

? Asegurar que se hagan revisiones regulares de la eficacia del SGSI.

? Informar a la Direccin de la Universidad acerca del desempeo del SGSI y de la manera como se estn gestionando los planes asociados a la seguridad de la informacin.

? Aprobar y hacer seguimiento a los criterios para la aceptacin y tratamiento de los riesgos asociados a la informacin.

 

Comit de Calidad del Proc. Gestin de Recursos Informticos

 

Cargo

? Funcionarios del Grupo Organizacin y Sistemas

 

Responsabilidad

? Aprueba los planes definidos de la gestin del servicio.

? Aprueba los Procesos del SGS (documentacin, responsables, registros, indicadores).

? Comunica al personal y alta direccin de las acciones y resultados obtenidos.

? Verifica que las mejoras cumplen los objetivos propuestos.

? Genera acciones de mejora, preventivas y correctivas para el SGS y el SGSI

? Delega la ejecucin de las tareas de desarrollo e implementacin del SGS. 

Interventor SIG

Cargo

Servidor Pblico (Designado en el contrato)
 

Autoridad

Exigir el cumplimiento de las responsabilidades, funciones y obligaciones contractuales, basado en los criterios organizacionales relacionados con la seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en la Universidad.

 

Responsabilidad

 

?  Participar en capacitaciones del SIG.

? Hacer cumplir las normas establecidas en la Universidad dadas por el SIG.

? Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales y/o relacionadas con el SIG.

? Conocer los avances, procedimientos, actividades del SIG. Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos por el SIG.

? Verificar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad, salud en el trabajo as como de gestin ambiental relacionados con el objeto y alcance del contrato bajo el cual acta como interventor, en cumplimiento con los criterios legales y organizacionales adoptados por la Universidad.

? Anexar al informe de interventora los resultados de la verificacin al cumplimiento del objeto contractual asignado con base en los requisitos en seguridad, salud en el trabajo as como de gestin ambiental estipulados por la Universidad.


Rendicin de cuentas

? Informar al jefe de la oficina de interventora de la Universidad inmediatamente sobre incumplimientos en materia de seguridad, salud en el trabajo as como de gestin ambiental que puedan afectar la seguridad y cuidado ambiental de funcionarios, equipos o instalaciones de la Universidad

Administrador de Seguridad SGSI

Cargo

Profesional Universitario Grupo Organizacin y Sistemas.
 

Responsabilidad

? Garantizar que se cumpla con las polticas de Seguridad Informtica.

? Administrar y coordinar la ejecucin de la Seguridad Informtica desde el punto de vista tecnolgico y administrativo.

? Promover la aplicacin de auditoras enfocadas a la seguridad informtica, para evaluar las prcticas de Seguridad Informtica.

? Ejecutar el plan de seguridad informtica definido.

? Definir disposiciones de seguridad para que sean incorporadas por las reas que utilizan la tecnologa a nivel de estndares y procedimientos de Seguridad Informtica.

? Documentar los procedimientos, normas y estndares de Seguridad Informtica.

? En conjunto con el rea de tecnologa de Informacin o Sistemas y el lder del SGSI desarrollar, mantener y comunicar las polticas, estndares y normas de Seguridad Informtica.

? Crear y definir los lineamientos para la conformacin de un grupo de respuesta a incidentes de seguridad, para atender los problemas relacionados a la Seguridad Informtica.

? Servir de punto de apoyo respecto a cambios en la plataforma tecnolgica, para asegurar que los aspectos de Seguridad Informtica sean considerados en las etapas inciales de los proyectos.

? Responsable por establecer y verificar la implementacin de los lineamientos (Normas y estndares) de seguridad en las plataformas tecnolgicas que soportan los procesos.

? Crear y vigilar los lineamientos necesarios que ayuden a tener los servicios de seguridad.

? Servir como punto de apoyo en la Seguridad Informtica de activos que hacen parte de los procesos.

? Realizar las acciones correctivas y preventivas relacionadas con el modelo de seguridad informtica. 

Rendicin de cuentas

? Informar a su Jefe inmediato cuando identifique condiciones o actos inseguros en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que puede afectar su salud, seguridad o medio ambiente 

Director laboratorio de extensin acreditado

Cargo

Docente, servidor pblico, Profesional Especializado y/o Universitario competente en el rea y con formacin en NTC/ISO/IEC 17025:2005

 

Autoridad

Mantener las polticas que contribuyan a implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestin SIG en el laboratorio de extensin acreditado.

 

Responsabilidad

? Dirigir el Sistema de Calidad del Laboratorio de extensin acreditado, vigilar su desarrollo, ejecucin y asegurar la continuidad de su operacin.

? Asegurar la competencia de todos los que operan equipos especficos, realizan ensayos, evalan y firman resultados e informes.

Formular las metas con respecto a la educacin, la formacin y las habilidades del personal del laboratorio.

? Autorizar a miembros especficos de personal para realizar ensayos, emitir informes, opiniones e interpretaciones y para operar tipos particulares de equipos.

Servidores Pblicos

Cargo

Servidores Pblicos
 

Responsabilidad

? Cumplir con las normas y recomendaciones del SIG, Reglamento Interno de trabajo y Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

Velar por el cuidado integral de su salud y suministrar informacin veraz y oportuna de sta.

Participar en actividades de capacitacin, campaas, programas, promocin y prevencin en el trabajo programadas por el SIG.

Utilizar adecuadamente las instalaciones, herramientas de trabajo y elementos de proteccin personal, para el desarrollo de sus labores, dndole el uso debido.

Informar inmediatamente al Jefe inmediato la ocurrencia de un accidente o incidente tanto ambiental como de seguridad y salud en el trabajo y atender segn los procedimientos establecidos.

Cumplir con los criterios organizacionales definidos por la Universidad para el control de peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo, as como de aspectos e impactos ambientales.

Conservar el orden y aseo en el sitio de trabajo.

Proponer acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de un acto o condicin subestandar en su proceso.

Participa en la solucin de acciones detectadas en los procesos en los que participa su proceso.

Propone a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el Sistema SIG.

Cumplir cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentacin del SIG y la normatividad vigente.

Velar por la conservacin del medio ambiente y los recursos naturales de la institucin siguiendo las recomendaciones establecidas en los programas de SIG aplicables a cada proceso.

Utilizar adecuadamente las instalaciones y recursos de la institucin mediante el uso eficiente y ahorro de los mismos.

Cumplir con el manejo adecuado sus residuos y realizar una correcta segregacin.

Cumplir con los criterios organizacionales definidos por la universidad para el control del espacio pblico, ruido, contaminacin visual y/o cualquier otro tipo de contaminacin.

 

Rendicin de Cuentas

Informar a su Jefe inmediato cuando identifique condiciones o actos inseguros en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que puede afectar su salud, seguridad o medio ambiente.

Funcionarios que hacen parte del SGS, SGSI y GOS

Cargo

Funcionarios Grupo Organizacin y Sistemas
 

Autoridad

? La definida por el lder del SGSI y SGS.

 
Responsabilidad

? Funciones establecidas en el manual de funciones.

? Actividades establecidas en cada uno de los procedimientos que hacen parte del SGS.

? Dar cumplimiento a las polticas establecidas en el SGS y en el SGSI.

? Dar cumplimiento a las actividades para cumplir con los acuerdos de Nivel de servicios del SGS.

Estudiantes

Cargo

Estudiantes
 

Autoridad y Responsabilidad

Establecidas segn acuerdo 130 de 1998.

 

Usuarios

Responsabilidad

? Cumplir con todas las medidas de seguridad definidas en el Manual de Gestin de Seguridad de la Informacin.

? Participar activamente de las capacitaciones peridicas para conocer el Manual de Gestin de Seguridad de la Informacin

? Evaluar los servicios prestados por el SGS.

 

Visitantes

Responsabilidad

? Portar a la vista su carnet e identificar los puntos de informacin.

? Respetar las reglas de Seguridad y salud en el trabajo y gestin ambiental de la Universidad.

? Respetar al personal de la Universidad y seguir las reglas o indicaciones que ellos le sealen.

? Cuidar mobiliario y equipo de trabajo.

? Reportar cualquier situacin de emergencia o riesgo al personal de la Empresa.

? No Fumar, ni consumir drogas o bebidas alcohlicas, dentro de las instalaciones de la Universidad.

? No introducir armas de fuego o punzo cortantes.

? No Estacionarse junto a hidrantes, banquetas, puertas, pasillos, rampas y salidas de emergencia.

? No entrar en reas restringidas.

? No substraer objetos y/o informacin propiedad de la Universidad.

? Evacuar las instalaciones de la Universidad en caso de emergencia.

 

Informacin actualizada: 19 de mayo 2014


 


 
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