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Roles, Cargos, Autoridad y Responsabilidades

A continuación se describen los diferentes roles del sistema integrado de gestión, cargos con su nivel de responsabilidad, autoridad y dinámica de rendición de cuentas 

Consejo Superior

Cargo

• El Ministro de Educación Nacional o su delegado, quien lo presidirá.

• Un miembro designado por el Presidente de la República.

• El Gobernador del departamento de Boyacá

• Un Representante de las Directivas Académicas

• Un Representante de los Docentes.

• Un Representante de los Egresados de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia.

• Un Representante de los Estudiantes.

• Un Representante del Sector Productivo.

• Un Representante de los Ex rectores de la Universidad.

• El Rector de la Universidad, con voz, pero sin voto.

 

Autoridad y responsabilidad

 
Establecidas según acuerdo 066 de 2005. 

Ver normatividad 

Representante Legal

Cargo

Rector
 

Autoridad

Establecer las directrices para la implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema Integrado de Gestión SIG.

 

Responsabilidad

• Asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión -SIG- en la UPTC.

• Direccionar el Sistema Integrado de Gestión -SIG

•  Asegurar que la responsabilidad y la autoridad estén definidas y comunicadas dentro de la Universidad.

• Asegurar los recursos para el Sistema Integrado de Gestión -SIG- de la UPTC.

• Efectuar la revisión periódica del SIG teniendo como base la documentación y los informes de los líderes de los procesos.

Rendición de cuentas:

• Informar sobre la gestión y desempeño de la Entidad en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en cumplimiento con la legislación y las normas aplicables.  

Comité Coordinador de Control Interno

Cargo

• Rector (preside)

• Vice-Rector Académico

• Jefe de la Oficina de Planeación

• Director Administrativo y Financiero

• Jefe de la oficina de Control Interno (Secretaria Técnica)

• Delegado del Consejo Superior

 

Autoridad

La establecida en la Ley 87 de 1993 y en el Acuerdo 065 de 2003.
 

Responsabilidad

Las establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el Acuerdo 065 de 2003 y las del Comité de seguridad de la información:

• Revisar y aprobar la política de seguridad de la información y asignar las responsabilidades pertinentes.

• Monitorear los cambios importantes en la exposición de los recursos de la información a las mayores amenazas.

• Revisar y monitorear las anomalías o aspectos que puedan impactar la seguridad de la información (No conformidades en el marco del SGSI).

• Aprobar iniciativas en pro de la mejora de la seguridad de la información.

• Debe brindar evidencia objetiva de su participación y compromiso con el establecimiento, implementación, operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora del SGSI.

• Llevar a cabo las revisiones pertinentes a la gestión de la seguridad de la información en la organización.

• Brindar las aprobaciones necesarias para la consecución de los recursos necesarios para el sistema.

• Aprobar la normatividad del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) teniendo en cuenta las características de la institución.

• Aprobar los objetivos para el SGSI.

• Validar el manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) para la Universidad en cuanto a su alcance, objetivos, indicadores y metas, herramientas, funciones y responsabilidades y competencias necesarias.

• Asegurar que se hagan revisiones regulares de la eficacia del SGSI.

• Informar a la Dirección de la Universidad acerca del desempeño del SGSI y de la manera como se están gestionando los planes asociados a la seguridad de la información.

• Aprobar y hacer seguimiento a los criterios para la aceptación y tratamiento de los riesgos asociados a la información.

Representante de la Alta Dirección para SIG

Cargo

Directivo designado por el Rector 
 

Autoridad

• Establecer políticas que contribuyan a implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión -SIG.

• Avalar la adopción y modificación de la documentación del Sistema Integrado de Gestión SIG. 

 

Responsabilidad

• Aprobar las modificaciones y nueva versión de los documentos y elementos del Sistema Integrado de Gestión SIG.

• Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para SIG.

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los usuarios en todos los niveles de la Institución.

• Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión -SIG- y de cualquier necesidad de mejora.

• Sugerir actualizaciones al marco normativo de seguridad de la información de la empresa cuando un requerimiento del negocio, contractual o del proceso genere la necesidad.

• Liderar los proyectos y planes de mejoramiento de seguridad de la información asociados a la gestión de riesgos sobre la información de su proceso.

• Participar en las decisiones de seguridad de la información.

• Asegurar el establecimiento, implementación, operación, segu imiento y mejoramiento del SGSI en sus procesos.

• Garantizar los recursos humanos para la ejecución de los planes de auditorías al SGSI.

• Aprobar la identificación, evaluación y tratamiento de riesgos sobre los activos de sus procesos.

• Asegurar el seguimiento de la gestión de riesgos asociados a los activos de sus procesos.

• Aprobar la implementación, comunicar y asegurar la aplicación de los controles/ medidas administrativas para tratar los riesgos sobre la información de sus procesos.

• Hacer seguimiento al manejo de Anomalías del SGSI.

• Aprobar la identificación, valoración y clasificación de la información en sus procesos.

• Determinar la información que hará parte del alcance del SGSI.

• Garantizar la clasificación y tratamiento de la información de acuerdo al esquema definido por la Universidad. 

Consejo Académico-Comité de Currículo Consejo de Facultad

Cargo

Vicerrector Académico

Decanos de Facultad


Directores de Escuela y Docentes

 

Autoridad

Establecida según acuerdo 067 de 2005.
 

Responsabilidad

• Establecida según acuerdo 067de 2005.
• Cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión SIG.

Coordinador de SIG

Cargo

Profesional Especializado
 

Responsabilidad

• Planificar todas las actividades del Sistema Integrado de Gestión SIG.

•  Elaborar propuestas de Planes de Trabajo y Planes de Capacitación del Sistema, así como efectuar su seguimiento. 

•  Coordinar y ejecutar las acciones relacionadas con el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema.

•  Reunir información pertinente para presentar el informe de Revisión por la Dirección del Sistema Integrado.

•  Coordinar la Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.

•  Elaborar el acta de revisión por la dirección.

•  Desarrollar y responder por el Proceso de Direccionamiento de Sistema.

•  Administrar el sistema de riesgos de la Universidad.

Coordinar las reuniones del comité de SIG del proceso.

Asegurarse que se tomen las acciones sin demora injustificada para eliminar las no Conformidades detectadas y sus causas.

Presentar los informes requeridos por la Alta Dirección de forma trimestral.

Gestionar y recibir las Auditorias de los entes certificadores.

Consolidad los planes de mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, producto de auditoria con entes certificadores.

Realizar acompañamiento y asesoría a los diferentes procesos del Sistema.

Coordinar, revisar y supervisar las actividades de los profesionales a su cargo en materia de gestión de calidad, gestión de seguridad y salud ocupacional y gestión ambiental.

Las demás establecidas por el Jefe inmediato.

Administrador Documental

Cargo

Servidor Público
 

Responsabilidad

• Revisar a través del sistema Digital que los documentos del SIG cumplan con lo establecido en el Procedimiento para la Elaboración de Documentos vigente, en cada una de sus nuevas versiones.

• Registrar en la Intranet la aprobación de los documentos del Sistema.

• Informar a los Líderes de los Procesos sobre la publicación de los nuevos documentos del Sistema, cuando se han aprobado.

• Dar visto bueno a las publicaciones que se hagan sobre el Sistema.

• Las demás establecidas por su Jefe inmediato.

Área de Calidad

Cargo

Profesional Área de Calidad
 

Responsabilidad

• Realizar rediseños de los procesos del sistema.

• Realizar el seguimiento al sistema de indicadores de SIG

• Realizar las capacitaciones correspondientes a los procesos.

• Monitorear el cumplimiento de las acciones del plan de anticorrupción y atención efectiva al ciudadano.

• Apoyar el perfil SUIT, en el tema antitrámites con los diferentes procesos.

• Monitorear los riesgos de los procesos del SIG.

• Generar acciones para el cumplimiento del plan sectorial de desarrollo.

• Asesorar los procesos en temas de NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, Modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y Sistema de Desarrollo Administrativo “SISTEDA.

• Las demás establecidas por su Jefe inmediato.

Área Gestión Ambiental

Cargo

Profesional en al Área Ambiental 
 

Responsabilidad

•  Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de aspectos e impactos ambientales de la Universidad.

•  Formular e implementar las medidas de intervención necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia ambiental.

•  Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificación de aspectos e impactos ambientales y resultados de su valoración; así como también, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

•  Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos ante la identificación de aspectos e impactos ambientales, reporte e investigación de incidentes ambientales y otros aspectos técnicos que se requieran, relacionados a la gestión ambiental.

•  Diseñar e implementar controles operacionales ambientales y acciones apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados y comunicarlos según los procedimientos y requisitos legales establecidos.

•  Mantener actualizada y disponible la información ambiental de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad.

•  Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y demás partes interesadas en materia ambiental.

•  Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia y contingencia de la Universidad, relacionados a la preparación y respuesta ante emergencias ambientales.

• R ealizar la investigación de las no conformidades en materia ambiental, tomando las acciones necesarias para mitigar los impactos ambientales relacionados y previniendo su ocurrencia.

•  Socializar con los diferentes procesos los aspectos e impactos significativos y los controles asociados.

•  Mantener al día la documentación e indicadores del proceso en materia ambiental.

Las demás establecidas por su Jefe inmediato.

 

Rendición de cuentas

Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia ambiental y sobre la necesidad de recursos para su implementación.

Área de seguridad y salud ocupacional

Cargo

Profesional con postgrado en el Área de Salud Ocupacional y licencia vigente.

 

Responsabilidad

•   Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos el panorama de riesgos, en seguridad y salud ocupacional de la Universidad.

Formular e implementar las acciones necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia de seguridad y salud ocupacional.

Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificación de peligros y riesgos, así como también, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos en materia de seguridad y salud ocupacional y conforme a los procedimientos establecidos.

Fomentar prácticas y comportamientos seguros para la prevención de enfermedades y accidentes laborales, aplicando controles adecuados a su magnitud.

Mantener actualizada y disponible la información en seguridad y salud ocupacional de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad.

Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y demás partes interesadas en materia de seguridad, salud ocupacional.

Liderar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia de la Universidad.

Efectuar y/o participar en la investigación de accidentes e incidentes en seguridad y salud ocupacional de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Acompañar y asesorar al Comité Paritario de Salud Ocupacional de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

Socializar con los diferentes procesos, peligros y riesgos significativos en seguridad y salud ocupacional y controles asociados.

Mantener al día la documentación e indicadores del proceso en materia de seguridad y salud ocupacional.

Las demás establecidas por su Jefe inmediato.

 

Rendición de cuentas

• Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

• Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SI, sobre necesidad de recursos para la implementación de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementación y mantenimiento del sistema. 

Líder del SGSI

Cargo

Coordinador Grupo Organización y Sistemas.

 

Autoridad

• La delegada por la alta dirección para tomar las decisiones acerca del SGSI.

• Reporta al Comité de Seguridad y a la Alta Dirección 

 

Responsabilidad

•  Validar y proponer al comité el alcance y límites del SGSI en términos de las características del negocio, la organización, su ubicación, sus activos, tecnología.

• Validar y proponer al comité la política de SGSI en términos de las características del negocio, la organización, su ubicación, sus activos y tecnología.

•  Validar y proponer al comité una metodología para la identificación, valoración, clasificación y tratamiento de los activos de información.

•  Validar y proponer al comité una metodología de valoración del riesgo que sea adecuada al SGSI y a los requisitos reglamentarios, legales y de seguridad de la información del negocio, identificados.

Conocer la gestión de identificación de riesgos realizada por los procesos.

•  Coordinar la realización de la gestión de riesgos que incluye:

o  Análisis y evaluación de riesgos.

o  Identificación y evaluación de opciones para tratamiento de riesgos.

o  Selección de objetivos de control y controles para el tratamiento de riesgos.

•  Validar y presentar al comité los riesgos residuales propuestos por los procesos.

•  Validar la implementación y operación del SGSI.

•  Validar y presentar al comité una declaración de aplicabilidad.

•  Validar la implementación del plan de tratamiento de riesgos para lograr los objetivos de control identificados, que incluye considerar la financiación y la asignación de funciones y responsabilidades.

• V alidar la implementación de controles seleccionados para cumplir con los objetivos.

•  Validar la definición de la eficacia de los controles o grupos de controles seleccionados por los procesos.

•  Definir y validar en conjunto con las áreas idóneas la implementación de programas de formación y toma de conciencia relacionados con el SGSI.

•  Validar el diseño y definición de los procedimientos y controles para detectar y dar respuesta oportuna a los incidentes de seguridad.

•  Definir y aplicar los procedimientos de seguimiento y revisión del SGSI.

•  Definir y aplicar la medición de la eficacia de los controles para verificar que se han cumplido los requisitos de seguridad.

Revisar las valoraciones de los riesgos a intervalos planificados, y el nivel de riesgo residual y riesgo aceptable identificado.

Coordinar la realización de auditorías internas al SGSI.

Coordinar las revisiones regulares de la eficacia del SGSI (que incluyen el cumplimiento de la política y objetivos del SGSI, y la revisión de los controles de seguridad) teniendo en cuenta los resultados de las auditorias de seguridad, incidentes, medición de la eficacia sugerencias y retroalimentación de todas las partes interesadas.

Validar y presentar al comité los planes de seguridad desarrollados.

Facilitar y promover el desarrollo de iniciativas sobre seguridad de la información.

Validar la documentación del SGSI.

Validar que se cumpla el establecimiento y mantenimiento de registros para brindar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del SGSI.

Validar y presentar al comité los criterios para aceptación de riesgos, y los niveles de riesgo aceptables.

Recomendar al Comité de Seguridad de la Información, sobre posibles actualizaciones de políticas, normas y estándares de Seguridad de la Información.

Coordinar la realización de análisis e investigaciones sobre los incidentes de seguridad de la información.

Liderar la realización de la gestión de activos de información y riegos por parte de los líderes de procesos.

Velar por una permanente integración del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información con el Sistema de Gestión Integral de la Universidad

Rendición de cuentas

• Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SIG, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

• Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SI, sobre necesidad de recursos para la implementación de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementación y mantenimiento del sistema. 

Líder del Proceso

Cargo

• Rector

•  Vice-Rector Académico

•  Director

Jefe

•  Coordinador

•  Asesor

•  Profesional Especializado y/o Universitario delegado por rectoría

 

Autoridad

• Aprobar las propuestas de Modificación de los documentos del Proceso.

• Liderar el Comité SIG

• Aprobar el establecimiento e implementación de los objetivos del proceso.

• Autorizar el uso, liberación o aceptación de un servicio.

• Definir las acciones de tratamiento para el control del Servicio No Conforme.

• Hacer cumplir las normas e instrucciones de seguridad y control operacional establecidas por SIG en su proceso

Responsabilidad

• Velar por la implementación del SIG.

• Identificar las No Conformidades presentadas en los procesos de su competencia y hacer el respectivo seguimiento.

• Definir y garantizar el cumplimiento de acciones correctivas y preventivas de los procesos bajo su responsabilidad.

• Divulgar los procedimientos y los cambios en la documentación de sus procesos a todos los involucrados.

• Revisar los procedimientos y demás documentos propios de sus procesos.

• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos del SIG de su dependencia y los transversales en lo que le compete.

• Coordinar las reuniones del comité de SIG en la dependencia.

• Identificar y evaluar el cumplimiento de los procesos a partir de indicadores.

• Asegurarse que se tomen las acciones sin demora injustificada para eliminar las no Conformidades detectadas y sus causas.

• Cumplir con los tiempos establecidos en el SIG.

•  Presentar los informes requeridos por la Alta Dirección.

• Velar por el mejoramiento continuo del SIG.

• Asegurarse que la información que se publica en el sistema digital SIG de intranet, es clara y real dado que por su rol es responsable de las actividades que se realizan en su proceso.

• Fomentar la aplicación de buenas prácticas en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, promoviendo estilos de vida y hábitos saludables en su proceso.

• Apoyar desde su competencia la formulación de medidas de control necesarias para la minimización de peligros, riesgos, aspectos e impactos ambientales existentes en su proceso.

• Motivar y permitir la asistencia de los funcionarios a cargo, a las sesiones de formación y capacitación de SIG.

• Asegurar que todos los accidentes e incidentes relacionados a su proceso sean reportados, para su investigación oportuna.

• Verificar el cumplimiento de la normatividad de seguridad de la información en el proceso.

• Participación en la identificación de los proyectos y planes de mejoramiento de seguridad de la información asociados a la gestión de riesgo sobre la información de su proceso.

• Reportar el desempeño del sistema de seguridad de la información y los planes y proyectos asociados a la seguridad de la información de su proceso.

• Verificar la identificación, evaluación, tratamiento y seguimiento de los riesgos sobre la información en su proceso, así mismo su pertinencia.

• Validar la identificación, implementación y aplicación de controles y/o medidas administrativas a implementar.

• Verificar la aplicación de los procedimientos de manejo de incidentes y anomalías.

• Consolidar y hacer seguimiento de las acciones preventivas o correctivas en el proceso.

• Identificar y valorar la información más importante del proceso en términos de su confidencialidad, integridad y disponibilidad y atributos de manejo.

•  Clasificar la información del proceso de acuerdo al esquema de clasificación y a los niveles de tratamiento definidos por la empresa.

Rendición de cuentas 

Informar sobre la gestión y desempeño de su proceso en materia de SIG al representante de la lata dirección y a los integrantes de su proceso cuando se requiera y conforme a las actividades donde aplique para los diferentes programas.  
    

• Verificar la aplicación del tratamiento estipulado de acuerdo a la clasificación de la información

Comité SIG de cada Proceso

Cargo

Servidores Públicos
 

Responsabilidad

•  Revisar y ajustar los procedimientos propios de sus procesos y asegurar que se mantengan actualizados.

• Remitir y sustentar oportunamente los cambios de la documentación de sus procesos a SIG.

Comunicar a los interesados el alcance de ejecución de los planes de acción.

Efectuar seguimiento y medición de los procesos y sus resultados y realizar el análisis de datos.

Elaborar informes periódicos sobre el desarrollo de las diferentes actividades a partir de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.

Identificar y proponer los estudios de necesidades en cuanto a recursos fundamentales para el desarrollo de su proceso.

Evaluar el avance de los resultados de los procesos.

Elaborar el Plan de Mejoramiento y determinar las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los hallazgos.

Participar en la definición de procedimientos.

Apoyar el levantamiento de información de los procedimientos.

Implementar la documentación del proceso.

Elaborar los informes solicitados por el Representante de la Alta Dirección para la Revisión de SIG.

Definir e implementar las acciones de tratamiento para el control del Servicio No Conforme.

Presentar propuestas para adopción y/o modificación de documentos del SIG.

• Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de la calidad, seguridad y salud ocupacional y el respeto al medio ambiente en toda la Universidad.

Líder del Proceso Gestión Ambiental

Cargo

Profesional (Especializado en al Área Ambiental)
 

Responsabilidad

• Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de aspectos e impactos ambientales de la Universidad.

• Formular e implementar las medidas de intervención necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia ambiental.

• Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificación de aspectos e impactos ambientales y resultados de su valoración; así como también, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

• Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos ante la identificación de aspectos e impactos ambientales, reporte e investigación de incidentes ambientales y otros aspectos técnicos que se requieran, relacionados a la gestión ambiental

• Diseñar e implementar controles operacionales ambientales y acciones apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados y comunicarlos según los procedimientos y requisitos legales establecidos.

• Mantener actualizada y disponible la información ambiental de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad

• Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y demás partes interesadas en materia ambiental.

• Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia y contingencia de la Universidad, relacionados a la preparación y respuesta ante emergencias ambientales.

• Realizar la investigación de las no conformidades del sistema de gestión ambiental, tomando las acciones necesarias para mitigar los impactos ambientales relacionados y previniendo su ocurrencia.

• Acompañar y asesorar al Comité de Gestión ambiental de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

• Socializar con los diferentes procesos los aspectos e impactos significativos y los controles asociados.

• Participar en el proceso de selección, evaluación y seguimiento de proveedores y contratistas importantes para la gestión ambiental de la Universidad.

Rendición de cuentas:

• Informar al Representante de la Dirección, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia ambiental y sobre la necesidad de recursos para su implementación.

Líder del proceso Seguridad y salud ocupacional

Cargo

Profesional) Especializado con licencia en Salud Ocupacional).
 

Responsabilidad

• Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional de la Universidad.

• Formular e implementar las acciones necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia de seguridad y salud ocupacional.

• Suspender una actividad cuando se identifiquen condiciones o actos inseguros que puedan ocasionar un accidente de trabajo.

• Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificación de peligros y riesgos, así como también, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos.

• Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos en materia de seguridad y salud ocupacional y conforme a los procedimientos establecidos.

• Fomentar prácticas y comportamientos seguros para la prevención de enfermedades y accidentes laborales, aplicando controles adecuados a su magnitud.

• Mantener actualizada y disponible la información en seguridad y salud ocupacional de la Universidad, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo de la Universidad

• Atender y dar respuesta oportuna a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y demás partes interesadas en materia de seguridad, salud ocupacional.

• Coordinar dentro de su competencia el cumplimiento de las actividades definidas en los planes de emergencia de la Universidad.

• Efectuar y/o participar en la investigación de accidentes e incidentes en seguridad y salud ocupacional de acuerdo a los procedimientos establecidos.

• Acompañar y asesorar al Comité Paritario de Salud Ocupacional de la Universidad en el cumplimiento de su marco legal y Organizacional.

• Socializar con los diferentes procesos, peligros y riesgos significativos en seguridad y salud ocupacional y controles asociados.

• Participar en el proceso de selección, evaluación y seguimiento de proveedores y contratistas importantes para la gestión en seguridad y salud ocupacional

Rendición de cuentas:

• Informar al Representante de la Dirección, sobre el cumplimiento de programas, objetivos y metas en materia de seguridad, salud ocupacional.

• Informar al Representante de la Dirección sobre necesidad de recursos para la implementación de programas, cumplimiento de objetivos y metas, que permiten la correcta implementación y mantenimiento del sistema.  

COPASO

Cargo

Servidores Públicos
 

Responsabilidad

• Las establecidas en la resolución 5424 de 2013. 

Rendición de cuentas:

• Recomendar al Rector actividades y/o acciones formuladas para la solución de problemas relativos a la salud ocupacional estudiados mediante reuniones de Comité de COPASO para la gestión y conocimiento respectivo.

Comité de Emergencias

Cargo

Las establecidas en la resolución 3823 de 2013.
 

Responsabilidad

• Las establecidas en la resolución 3823 de 2013.


Rendición de cuentas:

• Informar al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SIG, sobre situaciones de riesgo y medidas de prevención al respecto, así como también el resultado de las acciones producto de situaciones de emergencia y el resultado de su evaluación.

• Mantener informado a los medios de comunicación sobre la evolución de las emergencias y desastres.

• Informar avances y requerimientos en los consejos municipales y departamentales sobre temas de emergencias y desastres.

• Revisar y aprobar planes de emergencia, vulnerabilidad y contingencia de la Universidad. 

 

Brigadistas

Cargo

Servidores Públicos
 

Autoridad

Evacuar instalaciones después de que se dé la orden ante una emergencia.

 

Responsabilidad

• Proteger la integridad de las personas.

• Minimizar daños y pérdidas económicas de la Universidad.

• Ejecutar procedimientos administrativos u operativos necesarios para prevenir o controlar la emergencia.

• Proteger la integridad de las personas.

• Minimizar daños y pérdidas económicas.

• Garantizar la continuidad de la operación.

• Supervisar las condiciones mínimas necesarias, para que en el evento de una evacuación, ésta tenga éxito.

• Coordinar con el SIG los recursos para el buen desarrollo del Plan de emergencia.

• Facilitar el desarrollo de los procedimientos de evacuación de las instalaciones con responsabilidad, verificando el cumplimiento y reportando los resultados al coordinador general.

 

Rendición de Cuentas

Informar inmediatamente al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión SIG, sobre incumplimientos en materia de seguridad, salud en el trabajo así como de gestión ambiental que puedan afectar la seguridad y cuidado ambiental de funcionarios, equipos o instalaciones de la Universidad.

Comité de Gestión Ambiental y Sanitaria

Cargo

• Rector y/o un delegado quien lo presidirá.

•n n   Coordinador SIG y/o un delegado.

•n < /span> Jefe de la Oficina de Planeación y/o un delegado.

•n < /span> Director Administrativo y Financiero y/o un delegado.

•n < /span> Jefe de Control Interno y/o un delegado.

•n < /span> Un delegado de cada Seccional asignado por el Decano.

•n < /span> Vicerrector Académico y/o un delegado.”

 

Autoridad y responsabilidad

Establecida según acuerdo 004 de 2014

 

Comité de Seguridad

Cargo

Comité Coordinador de Control Interno
 

Autoridad

Debe estar bajo alguna resolución.

 

Responsabilidad

• Revisar y aprobar la política de seguridad de la información y asignar las responsabilidades pertinentes.

• Monitorear los cambios importantes en la exposición de los recursos de la información a las mayores amenazas.

Revisar y monitorear las anomalías o aspectos que puedan impactar la seguridad de la información (No conformidades en el marco del SGSI).

Aprobar iniciativas en pro de la mejora de la seguridad de la información.

Debe brindar evidencia objetiva de su participación y compromiso con el establecimiento, implementación, operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora del SGSI.

Llevar a cabo las revisiones pertinentes a la gestión de la seguridad de la información en la organización

Brindar las aprobaciones necesarias para la consecución de los recursos necesarios para el sistema.

Aprobar la normatividad del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) teniendo en cuenta las características de la institución.

Aprobar los objetivos para el SGSI.

Validar el manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) para la Universidad en cuanto a su alcance, objetivos, indicadores y metas, herramientas, funciones y responsabilidades y competencias necesarias.

Asegurar que se hagan revisiones regulares de la eficacia del SGSI.

Informar a la Dirección de la Universidad acerca del desempeño del SGSI y de la manera como se están gestionando los planes asociados a la seguridad de la información.

Aprobar y hacer seguimiento a los criterios para la aceptación y tratamiento de los riesgos asociados a la información.

 

Comité de Calidad del Proc. Gestión de Recursos Informáticos

 

Cargo

• Funcionarios del Grupo Organización y Sistemas

 

Responsabilidad

• Aprueba los planes definidos de la gestión del servicio.

• Aprueba los Procesos del SGS (documentación, responsables, registros, indicadores).

• Comunica al personal y alta dirección de las acciones y resultados obtenidos.

• Verifica que las mejoras cumplen los objetivos propuestos.

• Genera acciones de mejora, preventivas y correctivas para el SGS y el SGSI

• Delega la ejecución de las tareas de desarrollo e implementación del SGS. 

Interventor SIG

Cargo

Servidor Público (Designado en el contrato)
 

Autoridad

Exigir el cumplimiento de las responsabilidades, funciones y obligaciones contractuales, basado en los criterios organizacionales relacionados con la seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en la Universidad.

 

Responsabilidad

 

•  Participar en capacitaciones del SIG.

• Hacer cumplir las normas establecidas en la Universidad dadas por el SIG.

• Suspender cualquier actividad cuando en su desarrollo se determine el incumplimiento de normas legales y/o relacionadas con el SIG.

• Conocer los avances, procedimientos, actividades del SIG. Cumplir y hacer cumplir los programas y planes establecidos por el SIG.

• Verificar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad, salud en el trabajo así como de gestión ambiental relacionados con el objeto y alcance del contrato bajo el cual actúa como interventor, en cumplimiento con los criterios legales y organizacionales adoptados por la Universidad.

• Anexar al informe de interventoría los resultados de la verificación al cumplimiento del objeto contractual asignado con base en los requisitos en seguridad, salud en el trabajo así como de gestión ambiental estipulados por la Universidad.


Rendición de cuentas

• Informar al jefe de la oficina de interventoría de la Universidad inmediatamente sobre incumplimientos en materia de seguridad, salud en el trabajo así como de gestión ambiental que puedan afectar la seguridad y cuidado ambiental de funcionarios, equipos o instalaciones de la Universidad

Administrador de Seguridad SGSI

Cargo

Profesional Universitario Grupo Organización y Sistemas.
 

Responsabilidad

• Garantizar que se cumpla con las políticas de Seguridad Informática.

• Administrar y coordinar la ejecución de la Seguridad Informática desde el punto de vista tecnológico y administrativo.

• Promover la aplicación de auditorías enfocadas a la seguridad informática, para evaluar las prácticas de Seguridad Informática.

• Ejecutar el plan de seguridad informática definido.

• Definir disposiciones de seguridad para que sean incorporadas por las áreas que utilizan la tecnología a nivel de estándares y procedimientos de Seguridad Informática.

• Documentar los procedimientos, normas y estándares de Seguridad Informática.

• En conjunto con el área de tecnología de Información o Sistemas y el líder del SGSI desarrollar, mantener y comunicar las políticas, estándares y normas de Seguridad Informática.

• Crear y definir los lineamientos para la conformación de un grupo de respuesta a incidentes de seguridad, para atender los problemas relacionados a la Seguridad Informática.

• Servir de punto de apoyo respecto a cambios en la plataforma tecnológica, para asegurar que los aspectos de Seguridad Informática sean considerados en las etapas iníciales de los proyectos.

• Responsable por establecer y verificar la implementación de los lineamientos (Normas y estándares) de seguridad en las plataformas tecnológicas que soportan los procesos.

• Crear y vigilar los lineamientos necesarios que ayuden a tener los servicios de seguridad.

• Servir como punto de apoyo en la Seguridad Informática de activos que hacen parte de los procesos.

• Realizar las acciones correctivas y preventivas relacionadas con el modelo de seguridad informática. 

Rendición de cuentas

• Informar a su Jefe inmediato cuando identifique condiciones o actos inseguros en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que puede afectar su salud, seguridad o medio ambiente 

Director laboratorio de extensión acreditado

Cargo

Docente, servidor público, Profesional Especializado y/o Universitario competente en el área y con formación en NTC/ISO/IEC 17025:2005

 

Autoridad

Mantener las políticas que contribuyan a implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión SIG en el laboratorio de extensión acreditado.

 

Responsabilidad

• Dirigir el Sistema de Calidad del Laboratorio de extensión acreditado, vigilar su desarrollo, ejecución y asegurar la continuidad de su operación.

Asegurar la competencia de todos los que operan equipos específicos, realizan ensayos, evalúan y firman resultados e informes.

•  Formular las metas con respecto a la educación, la formación y las habilidades del personal del laboratorio.

Autorizar a miembros específicos de personal para realizar ensayos, emitir informes, opiniones e interpretaciones y para operar tipos particulares de equipos.

Servidores Públicos

Cargo

Servidores Públicos
 

Responsabilidad

Cumplir con las normas y recomendaciones del SIG, Reglamento Interno de trabajo y Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

•  Velar por el cuidado integral de su salud y suministrar información veraz y oportuna de ésta.

•  Participar en actividades de capacitación, campañas, programas, promoción y prevención en el trabajo programadas por el SIG.

•  Utilizar adecuadamente las instalaciones, herramientas de trabajo y elementos de protección personal, para el desarrollo de sus labores, dándole el uso debido.

•  Informar inmediatamente al Jefe inmediato la ocurrencia de un accidente o incidente tanto ambiental como de seguridad y salud en el trabajo y atender según los procedimientos establecidos.

•  Cumplir con los criterios organizacionales definidos por la Universidad para el control de peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo, así como de aspectos e impactos ambientales.

•  Conservar el orden y aseo en el sitio de trabajo.

•  Proponer acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de un acto o condición subestandar en su proceso.

•  Participa en la solución de acciones detectadas en los procesos en los que participa su proceso.

•  Propone a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el Sistema SIG.

•  Cumplir cabalmente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del SIG y la normatividad vigente.

•  Velar por la conservación del medio ambiente y los recursos naturales de la institución siguiendo las recomendaciones establecidas en los programas de SIG aplicables a cada proceso.

•  Utilizar adecuadamente las instalaciones y recursos de la institución mediante el uso eficiente y ahorro de los mismos.

•  Cumplir con el manejo adecuado sus residuos y realizar una correcta segregación.

•  Cumplir con los criterios organizacionales definidos por la universidad para el control del espacio público, ruido, contaminación visual y/o cualquier otro tipo de contaminación.

 

Rendición de Cuentas

Informar a su Jefe inmediato cuando identifique condiciones o actos inseguros en materia de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que puede afectar su salud, seguridad o medio ambiente.

Funcionarios que hacen parte del SGS, SGSI y GOS

Cargo

Funcionarios Grupo Organización y Sistemas
 

Autoridad

La definida por el líder del SGSI y SGS.

 
Responsabilidad

• Funciones establecidas en el manual de funciones.

• Actividades establecidas en cada uno de los procedimientos que hacen parte del SGS.

• Dar cumplimiento a las políticas establecidas en el SGS y en el SGSI.

• Dar cumplimiento a las actividades para cumplir con los acuerdos de Nivel de servicios del SGS.

Estudiantes

Cargo

Estudiantes
 

Autoridad y Responsabilidad

Establecidas según acuerdo 130 de 1998.

 

Usuarios

Responsabilidad

• Cumplir con todas las medidas de seguridad definidas en el Manual de Gestión de Seguridad de la Información.

• Participar activamente de las capacitaciones periódicas para conocer el Manual de Gestión de Seguridad de la Información

• Evaluar los servicios prestados por el SGS.

 

Visitantes

Responsabilidad

• Portar a la vista su carnet e identificar los puntos de información.

Respetar las reglas de Seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental de la Universidad.

Respetar al personal de la Universidad y seguir las reglas o indicaciones que ellos le señalen.

Cuidar mobiliario y equipo de trabajo.

Reportar cualquier situación de emergencia o riesgo al personal de la Empresa.

No Fumar, ni consumir drogas o bebidas alcohólicas, dentro de las instalaciones de la Universidad.

No introducir armas de fuego o punzo cortantes.

No Estacionarse junto a hidrantes, banquetas, puertas, pasillos, rampas y salidas de emergencia.

No entrar en áreas restringidas.

No substraer objetos y/o información propiedad de la Universidad.

• Evacuar las instalaciones de la Universidad en caso de emergencia.

 

Información actualizada: 19 de mayo 2014


 


 
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